"El arte de ser sabio es el arte de saber a lo que no hay que hacer caso"

William James

Nada es más enojoso que...

No hay nada que te distraiga tanto como...

No hay nada más enojoso que una interrupción, excepto una interrupción sin motivo, en más de una ocasión. Y tal como usted puede haber advertido, eso acaba de ocurrirme, en dos ocasiones. Las interrupciones pueden adoptar muchas formas. La gente está detrás de muchas de ellas: en persona junto a usted, en el teléfono o gritándole desde lejos. También cuentan las emergencias, los simulacros de incendio, el mal funcionamiento de los ordenadores, las visitas al armario del material de escritorio, aceptar las entregas (incluso aunque sea de un fax), el almuerzo, los cafés y lo que -por ser delicados- podrían llamarse pausas para aliviarse; todo lleva su tiempo, normalmente más de lo que debería.

Hay que abogar por la planificación clara y positiva y aun así por sensato que pueda sonar, por mucho que usted quiera establecer un plan y seguirlo, las cosas parecen conspirar para hacerlo imposible. Creo recordar un estudio que leí en algún lugar en el que se decía que el tiempo medio que un directivo pasa trabajando ininterrumpidamente era inferior a 15 minutos. Muchos lo ratificaran con facilidad. Las interrupciones y otras intromisiones que nos hacen perder el tiempo son endémicas. O bien te hundes bajo su peso, convirtiéndote en una persona fatalista que cree que son inevitables y que no hay nada que se pueda hacer para reducirlas, o bien tomas una postura ofensiva. Éste puede ser el ejemplo más obvio de la necesidad de no permitir que la perfección sea la enemiga del bien hacer, porque usted siempre tendrá interrupciones. Pero usted puede reducir su número y, si quiere ser eficiente en la administración del tiempo y recoger las recompensas, debe hacerlo.

Si usted trabajase en una habitación herméticamente cerrada, seguro y protegido del mundo exterior, si no tuviese relación con la gente y el teléfono no sonase jamás, sin duda conseguiría hacer mucho más trabajo. Pero sería un ambiente estéril y en cierto modo usted sería menos creativo y menos efectivo, porque lo que hace en la empresa se deriva de las varias interacciones y estímulos que se producen a su alrededor. Y en cualquier caso, el ambiente estéril no es una de las posibles opciones. Así pues, la intención en este caso no es aislarle totalmente del mundo, ni evitar las interrupciones legítimas, algunas de las cuales pueden ser positivas, sino minimizar las cosas que realmente nos hacen perder el tiempo y sustituir algunas de ellas por formas más eficaces de lograr lo que queremos.

Comenzaremos por analizar tres aspectos importantes de uno de los mayores causantes de pérdidas de tiempo, realmente el mayor derrochador: usted mismo. Ésta es un área de hábito y de algunas características humanas naturales que hay que combatir, y creo que combatir es la palabra correcta, porque son cosas que tendemos a repetir una y otra vez desperdiciando tiempo cada vez que lo hacemos. Aplazar lo difícil es uno de los peores casos.
No aplace las cosas que encuentre difícilesSubir

La pérdida de tiempo en este caso se puede producir de dos modos. Primero, la toma de decisiones se retrasa, luego la puesta en marcha se retrasa y ambas cosas hacen que el tiempo pase en vano. Vamos a analizar un ejemplo espectacular por poner algo claramente difícil en la mente. Imagínese que usted dirige a un grupo de personas, una de las cuales está trabajando mal. Se debe tomar una medida, y tan sólo hay tres opciones en este caso: resignarse (lo que no recomiendo), desarrollar o persuadir a la persona para que actúe más eficazmente, o despedir a la persona que actúa deficientemente.

Tal vez sea necesario comprobar las razones de la mala actuación, lo que puede resultar difícil, de modo que se sufre la tentación de aplazarlo y el tiempo va pasando. O usted decide que es necesaria una actuación de algún tipo y si se trata de algo que tiene que hacer usted, esto se retrasa, y el tiempo sigue pasando. O tal vez usted decide que es un caso sin remedio y que el despido es la única solución. Pero realmente nadie disfruta despidiendo a la gente. Es difícil y, por ello, lo retrasa, tal vez para tratar de pensar la mejor forma de hacerlo (no hay un método indoloro). Y durante todo el proceso le martillea en la mente la idea de que "tal vez podría mejorar". Esta forma de pensar puede ser demasiado común y probablemente usted la podrá equiparar a muchas tareas difíciles que tenga que resolver.

Parece ser una triste realidad de la vida que las cosas difíciles no se hacen más fáciles si se abandonan durante algún tiempo. Lo peor es que, en muchos casos lo que empieza siendo un poco difícil, si se deja, pasa rápidamente a ser muy difícil y con frecuencia engendra problemas adicionales a lo largo del camino. Piense de nuevo en la situación mencionada anteriormente. ¿Cuáles son los costes de continuar con una mala actuación si se permite que las cosas sigan igual? ¿Y cuál es la naturaleza de ellos? En otras palabras, ¿de qué otro modo podrán verse afectadas las cosas? Por ejemplo, si la mala actuación era de un vendedor, el coste puede medirse en los ingresos por ventas perdidos, pero, dependiendo de la naturaleza de su mala actuación, también se puede medir en lo referente a la buena disposición de los clientes que se haya perdido, lo que podría resultar más costoso a largo plazo.

De modo que no retrase las cosas, sean lo que fueren, grandes o pequeñas, que usted encuentre difíciles. Desde luego, la meditación, consideración, comprobación o lo que se necesite hacer, se debe hacer y en muchos contextos no se debe pasar por alto, pero lo importante una vez que pueda tomar la decisión o emprender la acción, o ambas cosas, el mérito está en hacerlo. Vigile cualquier tendencia que tenga a este respecto, controlándola puede ahorrar mucho tiempo y evitar la agravación de los hechos.
No aplace las cosas que no le gustanSubir

Hay una diferencia entre lo que usted encuentra difícil y lo que simplemente no le gusta. El efecto probable del retraso y de evitar las tareas es muy similar al que nos hemos referido con anterioridad, y en este caso no voy a repetir un ejemplo parecido, pero la motivación es diferente, aunque no menos poderosa.

Puede haber muchas razones para que le desagrade hacer algo: incluye algo más que a usted no le gusta (y tal vez por los mejores motivos, como que hacer algo requiere que visite una oficina regional, algo que le llevará todo el día e implica un viaje horrible), o, con mayor frecuencia, lo que no le gusta es un asunto menor, es tan sólo una tarea. Tal vez sea ésta la principal razón de que la administración vaya casi siempre arrasada. Es aburrida y hay otras cosas que hacer y... pero bueno, qué le voy a decir yo, si usted ya sabe lo que se siente.

La única ayuda real que sirve aquí es la autodisciplina y un esfuerzo consciente en la planificación de lo que usted hace para asegurarse de que tales cosas no se quedan fuera y que esto, a su vez, no da lugar a peores problemas. Algún sistema de señalización para destacar las cosas en su lista puede actuar como un recordatorio psicológico. Experimente con esto para ver si marca una diferencia.

Si todo esto parece poco importante y usted no cree en el efecto de este área, es posible que cualquier ejercicio de registro de tiempos le confirme el peligro. Una vez más, parece sencillo, pero el enfoque correcto puede ahorrar una considerable cantidad de tiempo.
Tenga cuidado con sus tareas favoritasSubir

Con esto posiblemente se malgasta más tiempo que retrasando las cosas que no le gustan o que encuentra difíciles, y frecuentemente es lo más difícil de aceptar. Muchas personas pasan una cantidad de tiempo desproporcionada en las cosas que más les gusta hacer y que, tal vez, también hagan mejor. Esto es perfectamente comprensible y hay varios motivos para ello. Uno importante es que cualquier concentración en lo que a uno le gusta parece generar más satisfacción en el trabajo. Esto está bien si la satisfacción se deriva de hacer lo que sea siempre y cuando sea necesario, pero el peligro es que usted tienda a exagerarlo, haciendo más que lo necesario, dedicando más tiempo y en ocasiones generando un nivel de calidad o excelencia que realmente no es necesario.

Pero puede haber razones más siniestras para esta práctica, por ejemplo, puede ser porque usted:

- Está utilizando una tarea como excusa para retrasar o evitar otras (las cosas difíciles tal vez), diciéndose a sí mismo, con razón aparente, que está demasiado ocupado para hacerse cargo de todo.

- Está preocupado a cuenta de la delegación (un tema sobre el que volveremos) y no quiere que una tarea sea candidata para esto, de modo que sigue haciéndola usted mismo y continúa exagerándola.

- Encuentra que las condiciones de trabajo para una cosa son de lo más tentadoras, como, por ejemplo, un trabajo de escasa prioridad que supone visitar una atractiva ciudad que no conoce; y esto es algo que se ve agravado por el hecho de que la tarea prioritaria sea todo lo contrario.

- Encuentra divertido algún aspecto del exceso de elaboración; como ejemplo, esto ocurre con algunas personas que tienen fascinación por los ordenadores y pasan horas diseñando, por ejemplo, una representación gráfica de algunas cifras cuando algo más sencillo habría servido igual de bien.

- No sabe cómo desenvolverse en cosas nuevas y utiliza lo conocido como excusa para el retraso o la delegación indebida.

Todo esto y alguna cosa más pueden provocar problemas de esta manera. Realmente es todo muy fácil de hacer, nos gusta hacerlo, probablemente todos lo hacemos en cierta medida y por ese motivo tenemos que estar continuamente en guardia. Normalmente esto continúa porque no es fácil ser consciente de que está ocurriendo. La respuesta es buscar, y buscar honradamente, a medida que revise las tareas y su plan regular de trabajo, ejemplos de que esto esté ocurriendo. Y mejor aún, busque ejemplos de dónde podría ocurrir y asegúrese de que no ocurre. De todos los puntos de este libro, colocaría éste entre los de mayor potencial para ahorrar tiempo a la gente. No se quede ciego ante eso, es demasiado fácil decir: "¡Pero si yo no hago eso!". Compruébelo y vea todo el tiempo que ahorra, Y, quién sabe, tal vez entre las cosas adicionales que podrá incluir se encuentran las tareas favoritas del futuro.

Las interrupciones autogeneradas pueden consumir una cantidad sorprendente de tiempo y son una de las sorpresas que con frecuencia surgen de un registro personal del empleo que se da al tiempo. Es fácil estar ciego ante ellas y, aun a riesgo de parecer repetitivo, es lógico buscar éstas antes que las relacionadas con otras personas. No quiero decir que no sean importantes. Todo lo contrario, y ahora vamos a fijarnos en cómo ejercer algún control sobre ellas.
Cómo hacer frente a las interrupciones personalesSubir

Las empresas no serían nada sin la gente. En cierto modo esto es una pena ya que de no ser así usted contaría con mucho más tiempo. Usted no puede eliminar a la gente, pero puede intentar controlar sus interrupciones no planificadas en su trabajo. Piense primero en el efecto. Imagínese a alguien que asoma la cabeza en su oficina y dice estas palabras inmortales: "¿Tienes un minuto?" Puede que usted no sepa de qué se trata, pero de una cosa puede estar absolutamente seguro: ¡le llevará más de un minuto! Las interrupciones pueden durar cualquier cantidad de tiempo; usted puede descubrir que se le ha pasado la mitad del día en una reunión imprevista. Ahora siga imaginando, supongamos, que la visita de alguien le interrumpe y consume 15 minutos de su tiempo. ¿Cuánto dura la interrupción? No son 15 minutos, sino un poco más, ya que usted tiene que volver al trabajo que tenían entre manos cuando le interrumpieron y esto puede consumir algo de tiempo, y posiblemente todavía más tiempo para ponerse al nivel de actuación en el que estaba trabajando previamente. Este efecto merece la pena tenerlo en mente o puede llegar a subestimar las consecuencias de las interrupciones. La figura 4.1 lo aclara, al mostrar que un número de interrupciones durante un período de tiempo reduce a cero el rendimiento de una tarea durante algún tiempo y que la actuación necesita un momento para reanudarse y luego acaso no alcance el mismo nivel. Frecuentemente los gráficos de tiempos muestran importantes pérdidas de tiempo en esta forma, que en ocasiones afectan a un 25 por ciento del total del tiempo de trabajo.

Desde luego, algunas interrupciones son útiles. Usted desea mantener las conversaciones que las constituyen, pero no en ese momento; por otra parte, algunas son una completa pérdida de tiempo. De modo que ¿cómo las minimiza?

Esencialmente hay cuatro respuestas:

I. Rechazarlas: sencillamente limítese a decir "no" y despídase de la persona. En ocasiones es así de fácil, no era un asunto importante, se pudo solucionar sin ayuda de usted y no surgió de nuevo. En otro caso, la persona volverá a contactar con usted una vez más. Desde luego es más difícil si esa persona es su jefe en lugar de un colega, pero ustedes pueden desarrollar un respeto mutuo por el tiempo del otro en una relación de trabajo. Luego de nuevo, esta ruta sencillamente no es posible en ocasiones, pues el asunto es demasiado importante y debe tener precedencia, como sería tal vez el caso con la visita inesperada de un cliente.

II. Posponerlas: diga que no puede hacer una pausa en ese momento, pero ofrezca la posibilidad de concertar una hora para hablarlo "o, mejor todavía, sugiera aquella que le venga bien a usted" esto parece servicial y significa que usted puede elegir cuándo celebrar la reunión necesaria. Además, es una técnica que hará desaparecer algunas interrupciones con la respuesta "realmente no es importante". Inténtelo, se sorprenderá de que muchas de ellas no vuelven a plantearse nunca.

III. Minimizarlas: en este caso usted se aviene a hacer una pausa, pero le pone un tiempo límite; "Te puedo atender durante 10 minutos". Si lo hace así, cíñase siempre al tiempo. De hecho, al ser disciplinado de esta manera, puede adquirir fama de ser meticuloso con el tiempo y hacerse respetar, lo que también reducirá un poco las interrupciones.

IV. Evitarlas: en este caso usted necesita implantar un sistema que reporte algún tiempo absolutamente libre de interrupciones. Usted puede planificar y ejecutar esto con su secretaria, reservando tiempo para un trabajo y tratándolo como si fuera una reunión importante. Pero puede ser más fácil que eso, y conozco casos dónde, incluso en una oficina abierta, la gente se ha avenido a respetar las señales de "NO MOLESTAR". Sin embargo hay que hacer una advertencia: no abuse de este sistema. Si usted nunca está disponible finalmente sufrirá interrupciones o las cosas que desea oír pasaran ante usted sin que se entere y algo puede ir mal como resultado de su aislamiento.

Hay otra posibilidad disponible para algunos: usted puede evitar las interrupciones marchándose a algún otro lugar. Usted puede tener un tipo de trabajo que le permita elegir dónde va a trabajar. Pasar las dos primeras horas de la jornada terminando ese informe en casa antes de ir a la oficina puede ser una buena opción, si puede hacerlo. Con el paso de los años he conocido gente que me indicó haber encontrado una gran variedad de extraños lugares a los que acudir durante un rato para conseguir la paz y el silencio que tanto mejoran la productividad en algunos tipos de tareas. Entre éstos se incluyen una persona que visitaba la Sala de Lectura de la Biblioteca Pública que estaba a uno o dos minutos andando de su oficina, otra que acudía a un parque cercano (sin papeles los días ventosos), y otros que viajaban por negocios y en ocasiones se tenían que alojar en hoteles, días en los que se llevaban trabajo y se quedaban hasta la hora de salida en lugar de irse a primera hora de la mañana. Dos jornadas de mi trabajo en este libro transcurrieron en un hotel en Malasia (cuando fue necesario posponer un curso de formación). La única interrupción durante todo el tiempo era la llegada del siguiente refresco, pero esto fue posible gracias a que nunca viajo sin algún trabajo para tales ocasiones, un buen hábito, creo, y ¡bastante apropiado que ocurra con el trabajo en un libro que lleva este título!

En el siguiente recuadro aparecen algunas ideas para reducir el número de visitantes inesperados.
Medidas para reducir el número de visitantes inesperadosSubir

Usted quiere ver a algunos, a otros no, y muchos pueden ser una pérdida total de tiempo. Así pues, a menos que sean realmente útiles o importantes (o un importante enlace con los canales de transmisión de rumores) recurra a algunos de los siguientes trucos para quitárselos de encima:

- insista en que pidan cita cuando sea necesario;

- establezca, y haga públicos, horarios de "no molestar";

- contésteles, pero fije otro momento para verles;

- recuerde que es más fácil no iniciar algunas conversaciones que salir de ellas rápidamente (especialmente las que empiezan: "Me pregunto si podría ayudarme"; posiblemente sí, pero ¿debe hacerlo o hay otra manera u otro momento para ayudar?);

- aleccione a su secretaria y a otros empleados para que hagan frente a más cosas y sean firmes cuando sea necesario;

- utilice comunicaciones efectivas para reducir las preguntas;

- decida y comunique lo que es necesario exponer por escrito (aunque escribir memorandos inadecuados también es una pérdida de tiempo);

y para los verdaderamente inoportunos/latosos:

- no les invite a sentarse;

- ponga un límite de tiempo;

- indique un final próximo ("Una cosa más, luego debo seguir con...");

- inicie otra acción para conseguir que cualquier visita sea innecesaria, incluyendo visitarles usted;

y, por encima de todo:

- diga "no" o incluso "NO" con más frecuencia; usted puede ser firme sin ser (demasiado) descortés.
Cómo tratar las interrupciones telefónicasSubir

Algunas veces usted deseará estar accesible al momento, mientras que en otras ocasiones usted puede conseguir que su secretaria actúe como filtro atendiendo las llamadas telefónicas y comprobando quién le llama. Con instrucciones claras pueden determinar rápidamente aquéllos por los que usted interrumpirá lo que está haciendo, aquéllos con quienes hay que concertar una llamada de usted en otro momento, y de quienes hay que olvidarse.

Si usted mismo atiende el teléfono tiene una ventaja considerable en comparación con cuando aparece una cabeza por la puerta de su oficina: su interlocutor no puede verle, y hay muchas personas a las que no les importa decir que están ocupadas, en una reunión, que se marchan en ese momento de la oficina o cosas parecidas que se pueden considerar mentiras piadosas. Incluso sé de gente que reproduce el ruido de voces en un dictáfono para dar a los interlocutores la impresión de que ¡verdaderamente están en una reunión! Al igual que en las interrupciones personales, usted puede tratar de evitarlas, posponerlas o minimizarlas y, además, usted puede idear respuestas especiales a tipos concretos de llamadas.

Por ejemplo, ¿cuántas llamadas de vendedores recibe usted a la semana? La mayoría contestaríamos que suficientes para distraernos. Algunas de ellas son útiles, con algunos ya hace negocios y desea mantener el contacto. Pero también necesita deshacerse de otros rápidamente. La mayoría de nosotros somos razonablemente educados y no nos gusta ser groseros con la gente, pero piense: tan sólo un minuto al teléfono por ser educado, suponiendo que reciba la llamada de tres vendedores a la semana, supone dos horas y media al año. Y para ahorrar este tiempo no tiene por qué ser descortés. Averigüe rápidamente qué venden para seguir escuchando si lo desea o, en caso contrario usar una frase clara muy al principio para quitárselos de encima con prontitud: "Lo siento, no me interesa y estoy demasiado ocupado para hablar ahora. Adiós." Y luego cuelga el teléfono. Siempre puede sugerir que le llamen en otra ocasión si cree que una conversación con ellos le puede resultar útil.

La gente sabe y comprende, partiendo de su propia experiencia, que el teléfono puede ser un intruso y puede entender que en un momento determinado usted no reciba necesariamente de buen grado una llamada. Puede utilizar esto y ahorrar tiempo.

Todas las cuestiones relativas al tratamiento de este tipo de interrupciones de la gente requieren las técnicas habituales del trato interpersonal: tacto, diplomacia y también, la firmeza adecuada. Éstas se tienen que desplegar en la medida correcta y el grado apropiado. Si a usted le consideran insensible y firme hasta el punto de ser descortés, esto puede ser nocivo para sus relaciones. Pero si usted se tumba y pide que le pasen por encima, luego no debe sorprenderse cuando le traten como a un felpudo.

En el recuadro se incluyen algunas sugerencias para reducir la intromisión de llamadas.
Acción para reducir las interrupciones telefónicasSubir

Todos los tipos de llamadas pueden ser problemáticos, algunas sencillamente porque interrumpen, otras porque usted no quiere (o no tendría que) atenderlas de ningún modo, otras porque se prolongan innecesariamente o porque la persona al otro lado del teléfono es un charlatán. Algunos de los siguientes puntos pueden servir de ayuda en el caso de algunas llamadas que usted desee desalentar, o pueden generar más ideas:

- compruebe la información a cuyo tenor el operador de la centralita asigna las llamadas, y dé nuevas instrucciones si es necesario;

- dé instrucciones adecuadas a su secretaria, si es que la tiene;

- pida a un compañero que atienda sus llamadas durante un tiempo (podrían intercambiar tiempos para hacer esto);

- cree horarios estrictos de "no molestar";

- utilice un contestador automático (aunque debe considerar el lado negativo de esto; por ejemplo, la imagen que se da a quienes llaman, especialmente a los clientes)

- cuando sea posible especifique en qué momento le pueden volver a llamar ("¿Por qué no me llama de nuevo entre las dos y las tres?" "Por favor, llame antes de las diez, más tarde estaré ocupado con otra cosa");

- recuerde que la delegación dirigirá algunas llamadas a otras personas a propósito de asuntos en particular de los que esas personas se ocuparán en el futuro, de parte de usted;

- dé a la gente los nombres de su secretaria, ayudante o de otros (muchas personas a quienes se les dice que usted está ocupado se limitarán a volver a llamar, aunque se les pregunte si alguna otra persona puede ayudarles; si usted dice: "Si yo no estoy hable con María, mi secretaria; voy a asegurarme de que ella esté al tanto del asunto", o algo similar, su renuencia a hablar con otra persona disminuirá);

- tenga cuidado con la naturaleza derrochadora de tiempo de la charla social y trate de cortarla antes de que se le escape de las manos (si habla demasiado, perderá mucho tiempo; si no habla en absoluto, el mundo será un lugar mucho menos interesante)

- establezca un límite de tiempo ("Bien, hábleme de ello ahora, pero no tiene más que diez minutos, porque estoy esperando una visita", la gente preferirá saber esto a que le corten en mitad de la conversación, luego esto no tiene que parecer descortés);

- indique que el final está cerca, utilizando palabras como "finalmente", "antes de colgar" para dejar claro a su interlocutor que usted, por lo menos, tiene la intención de concluir pronto;

- si todo esto falla; sea descortés; o por lo menos piense si una parte del problema no radicará en que usted se preocupa demasiado por parecer educado (sacar tiempo cuando suena el teléfono se puede convertir en un acto reflejo; decimos "Seguro..." del mismo modo que respondemos "Bien" cuando nos preguntan qué tal estamos, independientemente de cómo nos sintamos)

E incluso más importante es la decisión y la tenacidad que usted demuestre al implantar sus métodos. Algunas personas tienen más éxito que otras al evitar las interrupciones; de ser así, indudablemente es porque se ocupan de ello. Los precedentes, para bien o para mal, se establecen fácilmente. Hay mucho que ganar si se hacen bien las cosas en este área y eso incluye asegurarse de que le vean de la manera correcta.

Dicho eso, ¿hay algunas otras clases de interrupciones que también puedan minimizarse? Teniendo presente (una vez más) el efecto acumulativo de los ahorros de tiempo, sigue un par de ejemplos con los que concluye el documento.
Cómo ahorrar tiempo al contactar por teléfono con la genteSubir

Jamás llegaré a acostumbrarme, por más que parezca inevitable, a todo el tiempo que se pierde marcando, volviendo a marcar y esperando en el teléfono, en muchos casos al son de una monótona y repetitiva musiquilla que puede sacar de quicio incluso al más tranquilo. La manera más sencilla de evitar todo esto es que su secretaria le haga las llamadas, pero el tiempo de ella también es valioso, así que ésta tampoco es la solución perfecta.

Los teléfonos modernos son los que pueden marcar unas interesantes diferencias. Ésta es una forma de nueva tecnología que verdaderamente aprecio. No son tan complejos como para desanimarte y cuentan con características específicas que realmente ahorran tiempo. Por ejemplo:

- si tiene memoria para grabar los números que usted utiliza con más frecuencia se ahorrará tener que marcarlos, pues basta con que pulse un par de teclas y el teléfono hará el resto;

- muchos también repiten la llamada (por ejemplo, si el número elegido está comunicando la primera vez) y algunos continuarán marcando una y otra vez hasta que consigan la llamada;

- con un altavoz, si usted tiene que esperar (escuchando esa música) sus manos estarán libres y puede seguir trabajando.

El mismo tipo de características se pueden aplicar al envío de faxes, si utiliza una máquina personal en la oficina. Partiendo de mi experiencia personal he observado un importante ahorro de tiempo con la máquina que he utilizado día a día durante los dos últimos años y que tiene características similares. Éste es otro punto, aparentemente pequeño, que puede marcar una apreciable diferencia con su tiempo. Y cada vez que usted descubre uno, el ahorro de tiempo crece un poco más.
Haga que los recados sean comprensiblesSubir

No hay duda de que en las oficinas de todo el mundo se pierde gran cantidad de tiempo debido a recados imprecisos o incompletos. Se pierde mucho tiempo preguntándose qué querrán decir las cosas, con cosas repetidas y teniendo que repetir o corregir otras por errores o interrupciones en la comunicación. Tiene que haber momentos en los que usted esté fuera de la oficina, y aunque tales ausencias sean breves o poco frecuentes, un buen sistema de recados en su despacho le ahorrará tiempo y evitará posibles malentendidos que pueden tener otros efectos.

Necesita un formulario para recados que esté diseñado para usted. La información que usted desea puede no ser la que contienen los impresos que venden las empresas de papelería. De esta manera sirve como lista de comprobación para sus colaboradores de la oficina respecto a la información que usted desea que se anote. En este caso las pequeñas diferencias son importantes. Por ejemplo, un apartado para ACCIÓN EMPRENDIDA así como. para ACCIÓN NECESARIA le dice exactamente hasta dónde ha llegado la conversación y le permite realizar el seguimiento sin repetirse. La figura 4.2 muestra un ejemplo, pero no la copie, adáptela.

Creo que tales impresos deben tener un estilo que resalte su importancia; después de todo, un recado perdido puede cambiar la historia (o por lo menos provocar un grave conflicto corporativo o personal). Usted debe decidir lo que mejor le va. Tal vez una hoja de tamaño A-4 sea lo mejor (así se puede grapar con otros papeles para crear un archivo ordenado, además de ser más visible); tal vez debería ser de papel de color para que destacase más entre otros papeles de la oficina.

Todo esto ayuda, del mismo modo que ayuda dar instrucciones claras sobre lo que hay que atender, lo que hay que traspasar, con qué rapidez y en qué circunstancias. Por ejemplo, ¿quiere usted que le envíen todo a una convención en la que va a permanecer dos días, o sólo ciertas cosas? ¿Qué pasa con la gente, a quién se le dice y a quién no dónde está usted? Y así sucesivamente. Que usted reciba hasta el mínimo detalle de todos los recados es una pérdida de tiempo para todo el mundo, sobre todo si los va a devolver a la oficina o los va a dejar pendientes hasta su vuelta. Recuerdo que estuve dando vueltas a todas esas cosas en un curso que impartí para una cadena de hoteles.

Uno de los directores asistentes recibió un recado durante la pausa para el almuerzo y volvió a la mesa con aspecto disgustado. Alguien le preguntó de qué se trataba el recado, y la respuesta fue que un huésped se había suicidado en su hotel, Al no saber qué podía significar eso exactamente, le pregunté cuáles eran las implicaciones y me dijo que había un procedimiento para informar a la policía y hacer todo lo que fuera necesario. En este caso ya se había hecho todo y él no tenía que emprender acción alguna. Así pues le pregunté por qué le había llamado su ayudante. Se quedó bastante confuso y admitió que no lo sabía. Supongo que pensaron que debería saberlo, pero ¿por qué preocuparle durante un curso, especialmente si no tenía nada que hacer? Realmente, si se hubiera tratado de mí, habría preferido no saberlo hasta regresar a mi oficina.

Así pues, decida qué desea saber, cómo se deben tomar los recados y cuándo, dónde y cómo deben pasárselos. Ésta es otra pequeña cosa que mejora un poco más la buena utilización del tiempo.

Aunque las áreas de posible ahorro de tiempo aumentan a medida que avanza este análisis, y aunque esto es útil en sí, siempre se debe tener presente por qué se necesita el tiempo. Para hacer las tareas que el trabajo exige es una forma demasiado simple de decirlo, ya que en la mayoría de los trabajos por no decir que en todos, algunas cosas son más importantes que otras.


Autor: Patrick Forsyth
Fuente bibliográfica: Lo primero es lo primero
Patrick Forsyth, First Things First, 1 ed.
© Patrick Forsyth 1994
©
© Ediciones Folio, S.A. 1995


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